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Mecanismos de control

ENTIDADES DE CONTROL

Entidad Mecanismo

Contraloría General de la República

1. Rendición de Cuentas Intermedias y Anuales
2. Seguimiento Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la Republica

Procuraduría General de la Nación
1. Presentación de informes mensuales

Superintendencia Financiera

1. Presentación de informes diarios, semanales, mensuales y trimestrales
2. Transmisión diaria y mensual de información
3. Requerimientos
4. Visitas periódicas
5. Reporte de novedades

MECANISMOS CONTROL INTERNO Y EXTERNO

Con el fin de contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos y de calidad de la Fiduciaria contamos con el apoyo de la firma Ernst & Young, para la realización de las actividades propias de la función de auditoria interna de la Entidad bajo la modalidad de tercerización. Sin embargo, tenemos presente que el Control Interno no es responsabilidad únicamente de quienes conforman esta oficina; todos nosotros somos responsables por el fiel cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos, que permiten el logro de los objetivos de nuestra Entidad.

Mecanismos de Control al Interior Mecanismos de Control al Interior

Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Comités Regionales y Subcomités de Control Interno

En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 87 de 1.993, Fiduprevisora S.A. reglamentó la creación y conformación de estos Comités a través de la Resolución No. 2 de 1.995.

Comité de Auditoría
En cumplimiento a lo dispuesto en la circular externa No.052 de 1998 expedida por la Superintendencia Bancaria, se creó en ese mismo año, el Comité de Auditoría para apoyar la gestión que realiza la Junta Directiva respecto a la implantación y supervisión del control interno de la entidad.

Oficina Control Interno
En Fiduprevisora S.A. manejamos la figura de la Oficina de Control Interno con la siguiente filosofía de trabajo.

Misión Oficina de Control Interno Definir y evaluar en forma independiente y coordinada el Sistema de Control Interno, en las áreas misionales y de apoyo, mediante la aplicación de técnicas de auditoria realizadas por un equipo interdisciplinario, constatando que cada una de las actividades cumplan con los parámetros de eficiencia, eficacia y economía, encaminando sus esfuerzos hacia el logro de los valores y objetivos institucionales y teniendo como instrumento básico, la creación y fortalecimiento del AUTOCONTROL.

Visión Oficina de Control Interno Ser un equipo asesor que, con el apoyo requerido, contribuya a la socialización, integración y dinamismo del Sistema de Control Interno Institucional, proporcionando mecanismos que trasciendan en el cambio de actitud frente a la cultura de autocontrol y la administración del riesgo basado en un proceso de mejoramiento continuo de la entidad para alcanzar la excelencia en la gestión administrativa.
Mecanismos de Control al Exterior

Contaduría General de la Nación

Presentación de informes
Rendición de cuentas

Unidad Administrativa de Información y Análisis Financiero «UIAF»

Reportes mensuales relacionados con el tema de control y prevención de lavado de activos

Dirección de Impuestos Nacionales

Declaraciones tributarias
Requerimientos
Visitas periódicas

Dirección de Impuestos Distritales

Declaraciones tributarias de industria y comercio Requerimientos

Departamento Administrativo de la Función Pública

Presentación de informes

Presidencia de la República (Programas institucionales)
Informes

Fiscalía General de la Nación
Requerimientos

Cámara de Representantes (Comisión legal de cuentas)

Informes de fin de año
Requerimientos

MECANISMOS RENDICIÓN CUENTAS A LA CIUDADANÍA

Como mecanismo de informe de gestión a la ciudadanía, Fiduciaria La Previsora S.A. publica diariamente en periódicos de alta circulación nacional, información sobre la rentabilidad bruta y neta del promedio de los últimos siete (7) días del fideicomiso de inversión establecido entre la entidad y los clientes.

MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANÍA EN LA GESTIÓN

Oficina Descripción

Oficina de Servicio al Cliente

Fiduciaria La Previsora S.A., cuenta con una Oficina de Servicio al Cliente donde la ciudadanía puede acudir a presentar formalmente sus Peticiones, Quejas, y Reclamos. Para su manejo y control, se diseñó y se puso en funcionamiento un aplicativo instalado en la oficina principal en Bogotá y conectado en línea con las oficinas ubicadas en las ciudades de Barranquilla, Cartagena, Pereira y Cali. Asimismo la ciudadanía puede elevar sus Peticiones, Quejas y Reclamos, solicitar información a través de esta página web, a traves del chat interactivoy la línea 01 8000 919013.

Publicaciones en la Entidad

Como mecanismo de participación ciudadana, se encuentra la publicación en forma mensual, de la relación de los bienes adquiridos y servicios contratados en las carteleras ubicadas en sitios visibles al público de la Fiduciaria, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 51 de la Ley 190 de 1995 (Estatuto Anticorrupción)

Defensor del Cliente

Con el propósito de fortalecer la confianza depositada en nosotros y pensando siempre en brindar una mayor calidad en nuestro servicios, les informamos que a partir del 4 de junio de 2005 FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A., cuenta con un DEFENSOR DEL CLIENTE, el cual dará trámite a las quejas contra de la entidad en forma objetiva y gratuita y además, es el vocero de los consumidores financieros ante FIDUCIARIA LA PREVISORA S.A. (Más información).

UNIDAD DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

Mediante la Resolución No. 3 del 8 de Abril de 1996, la Fiduciaria creó, reglamentó Y reguló el procedimiento de la Unidad de Control Interno Disciplinario, en cumplimiento al Código Disciplinario Único (Ley 200 de 1995 hoy Ley 734 de 2.002). Esta Unidad de Control Interno, cumple las funciones previstas en la citada norma en forma separada, autónoma e independiente de la oficina de Auditoría Interna.

Competencia Descripción

Competencia de la Unidad
Fiduprevisora S.A., mediante la Resolución No. 044 de 2.002 modificó la conformación de la citada Unidad de Control Interno Disciplinario.
La Unidad de Control Interno Disciplinario tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá, y conocerá en primera instancia tratándose de faltas graves o gravísimas, de la indagación preliminar y de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los funcionarios o exfuncionarios de la entidad, y en única instancia tratándose de faltas leves cuando la presunta irregularidad hubiere tenido ocurrencia en la ciudad de Bogotá, o en las oficinas regionales cuando el disciplinado perteneciere a la planta de la Dirección General.

Competencia de los Jefes o Directores Regionales

Estos conocerán en única instancia tratándose de faltas leves y en primera instancia tratándose de faltas graves o gravísimas de la indagación preliminar y de los procesos disciplinarios que se adelanten contra los funcionarios o exfuncionarios de la entidad, cuando la presunta irregularidad hubiere tenido ocurrencia en el respectivo lugar por funcionarios pertenecientes a las plantas de personal de dichas oficinas o dependencias regionales.
Certificados
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