Transparencia y acceso a la información

 La Junta Directiva es el máximo órgano de administración de la sociedad, ejecuta las órdenes recibidas de la Asamblea General de Accionistas para el buen desempeño de la entidad. La Junta Directiva se conforma por cinco (5) miembros principales, los cuales no tendrán suplentes.

 De acuerdo con lo establecido en el artículo 40 de los Estatutos Sociales de la Fiduciaria, la Junta Directiva se reunirá por lo menos una (1) vez al mes en sesión ordinaria, en la sede del domicilio social en el lugar, la fecha y hora que acuerde la misma Junta. Para casos especiales, la Junta podrá reunirse en lugar distinto al del domicilio social.

 Así mismo, de acuerdo con lo señalado en el artículo 41 de los Estatutos Sociales de la Fiduciaria, la Junta Directiva se reunirá en sesión extraordinaria, cada vez que así lo soliciten dos (2) de sus miembros, el Revisor Fiscal o cuando lo convoque el Presidente de la Sociedad.

 El artículo 48 de los Estatutos Sociales, señala las funciones de la Junta Directiva. Adicionalmente, el reglamento interno de la junta directiva consagra funciones, principios de actuación, las reglas básicas de su organización, funcionamiento y las normas que deben ser observadas y cumplidas por sus miembros y por los demás funcionarios que participen en las sesiones.

Funciones de la Junta Directiva (Artículo 48 de los Estatutos Sociales):

a) Ejercer las atribuciones que le delegue la Asamblea General de Accionistas.

b) Vigilar y supervisar el funcionamiento de la sociedad y en especial vigilar que se sigan las políticas señaladas por la Asamblea General de Accionistas.

c) Proponer al Gobierno Nacional las modificaciones a la estructura y la planta de personal.

d) Definir la escala de salario de los trabajadores oficiales.

e) Fijar los gastos ordinarios de administración y autorizar, en todo tiempo, los gastos extraordinarios por el mismo concepto.

f) Delegar las funciones que estime convenientes en el Presidente de la sociedad.

g) Autorizar el otorgamiento de fianzas, avales o cualquier otra especie de garantías reales o personales a cargo de la sociedad, la enajenación de activos fijos, la adquisición de activos fijos cuya cuantía exceda del equivalente de 500 salarios mínimos legales mensuales en la fecha de celebración del contrato y la constitución de gravámenes sobre activos fijos de la compañía.

h) Convocar a la asamblea a su reunión ordinaria, cuando no lo haga oportunamente el Presidente o a reuniones extraordinarias, cuando lo juzgue conveniente.

i) Presentar a la Asamblea General de Accionistas, junto con el Presidente, un informe sobre la situación económica y financiera de la Sociedad, así como balance general, el inventario, el detalle de la cuenta de ganancias y pérdidas, el proyecto de distribución de utilidades, acompañados de los anexos e informaciones que determina la ley.

j) Examinar cuando así lo desee, los libros, documentos, instalaciones y caja de la compañía.

k) Autorizar la apertura de sucursales, agencias o filiales de la sociedad.

l) Aprobar previamente el balance general de fin de ejercicio, el informe del Presidente y el proyecto de distribución de utilidades que debe presentar la Asamblea General de Accionistas.

ll) Expedir el reglamento de la emisión y colocación de acciones en reserva de conformidad con lo previsto en estos estatutos.

m) Presentar a consideración de la Asamblea General de Accionistas las reformas de los estatutos de la Sociedad.

n) Servir de órgano consultivo y asesor del Presidente.

o) Ejercer las demás atribuciones que le confieren la ley, las normas vigentes o los presentes estatutos y todas aquellas facultades que no se encuentren asignadas a otro órgano por los presentes estatutos.

p) En su calidad de orientador estratégico:

i. Aprobar el presupuesto y plan de inversiones que le presente el Presidente de la Sociedad, así como las modificaciones a que haya lugar.

ii. Aprobar la estrategia y plan de negocio de la sociedad y sus filiales, velando por la responsabilidad corporativa, incluyendo criterios ambientales, sociales, de gobernanza, tecnología e innovación.

iii. Aprobar los objetivos y metas consolidados de la sociedad y sus filiales.

iv. Emitir los lineamientos de compensación y cultura para la sociedad y sus filiales.

v. Aprobar los lineamientos de retención, transferencia y mitigación de riesgos financieros, incluidos los seguros para la sociedad y sus filiales.

vi. Aprobar la incursión en nuevas líneas de negocios de la sociedad y sus filiales, únicamente cuando estén por fuera de los lineamientos aprobados por la Junta Directiva, en el plan comercial.

vii. Aprobar las políticas relacionadas con los sistemas de denuncias anónimas.

viii. Aprobar la política de riesgos, y asegurar la efectividad de los sistemas de control interno y gestión de riesgos.

ix. Aprobar las inversiones, desinversiones u operaciones de todo tipo que por su cuantía y/ o características puedan calificarse como estratégicas o que afectan activos o pasivos estratégicos de la sociedad.

x. Hacer seguimiento periódico al plan estratégico, el plan de negocios, el presupuesto anual de la sociedad, así como los criterios que sean del caso para su evaluación.

q) Designar, evaluar y remover al Presidente de la Sociedad, aprobar su política de sucesión y fijar su compensación atendiendo a la responsabilidad del cargo y a las prácticas del mercado, salvo que de conformidad con la ley aplicable corresponda a otra entidad u autoridad fijar dicha compensación.

r) Otorgar la representación legal a los funcionarios puestos a su consideración por parte de la administración.

s) Definir y aprobar la política de compensación de la Alta Gerencia en los casos en que la ley aplicable no haya designado a otra entidad u autoridad fijar dicha compensación, la estructura organizacional, el plan de sucesión y los mecanismos de evaluación de desempeño de la Alta Gerencia. Para efectos de los presentes estatutos, se entenderá que hacen parte de la Alta Gerencia, aquellas personas que dentro de sus funciones está la de reportar directamente al Presidente.

t) Verificar, a través de su Comité de Gobierno Corporativo, que los candidatos presentados por el Presidente para ocupar los cargos de Vicepresidentes de la Sociedad cumplan los requisitos establecidos para sus perfiles, así como el cumplimiento del procedimiento previsto para su selección.

u) Proponer, para aprobación por parte de la Asamblea General de Accionistas, los mecanismos concretos que permitan la prevención, el manejo y la divulgación de los potenciales conflictos de interés que puedan presentarse entre los administradores y la sociedad, los accionistas y los directores, los administradores o altos funcionarios, y entre accionistas, y abordar el conocimiento de los mismos.

v) En materia de control interno, la Junta Directiva tendrá las funciones asignadas a este órgano en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia y en las demás normas que la complementen, reglamenten, modifiquen o sustituyan. La Junta Directiva tendrá funciones respecto de cada uno de los componentes del sistema de control interno, esto es, el ambiente de control, la gestión de riegos, las actividades de control, la información y comunicación y las actividades de seguimiento y monitoreo. Estas funciones deberán ser reguladas en el Reglamento de la Junta Directiva.

x) Designar al Oficial de Cumplimiento y su suplente.

y) Darse su reglamento y modificarlo.

z) Suspender el contrato del Secretario General cuando sea necesario para que ejerza las suplencias establecidas en estos estatutos.

aa) Crear los Comités que estime necesarios para el adecuado cumplimiento de la ley y de sus funciones y asignarles sus funciones, con las limitaciones establecidas en estos estatutos.

 Comités de Apoyo de la Junta Directiva

 La Junta Directiva, para el cumplimiento de sus funciones, cuenta con los siguientes comités de apoyo, integrados por miembros de la Junta Directiva y designados por la propia Junta, así:

 Estos órganos cuentan con un reglamento de funcionamiento, donde se establecen sus funciones, composición, responsabilidades y demás reglas para su funcionamiento, el cual es aprobado por la Junta Directiva.